Bijna elk groot kantoor is inmiddels over op herbruikbare bekers. Die keuze staat meestal vast. De vraag is niet meer óf je het doet, maar hoe je het zo inricht dat het werkbaar blijft.

Uiteindelijk draait het om één praktische vraag: waar en door wie worden herbruikbare bekers gereinigd? Reinigen medewerkers hun beker zelf via Bring Your Own Cup en spoelen zij deze bij de kraan, gaat het via de vaatwasser in de pantry, wordt het intern georganiseerd via een centrale spoelkeuken, of wordt de reiniging extern uitbesteed?

Welke keuze je ook maakt: het reinigen moet ergens in de organisatie gebeuren.
En precies daar zien we in veel organisaties dezelfde situatie ontstaan: een vaatwasser en pantry waar niemand zich echt verantwoordelijk voor voelt, bekers die zich verspreiden over de werkvloer, oplopende kosten voor (extra) reiniging en extra werkdruk voor schoonmaak, facilitair en catering.

Elke route heeft zijn eigen voordelen en aandachtspunten. In alle gevallen wordt het reinigen echter een vast onderdeel van de dagelijkse operatie. Zodra dat proces niet vanzelf loopt, merk je dat direct: in de netheid van de werkomgeving, in klachten van medewerkers en in extra druk op schoonmaak, facilitair of catering.

Organisaties kiezen grofweg uit vier manieren om het reinigen van bekers te organiseren. Door ze naast elkaar te leggen, wordt duidelijk welke aanpak het beste aansluit bij jullie situatie.

Route 1: Bring Your Own Cup

Veel organisaties werken met een Bring Your Own Cup-beleid: medewerkers gebruiken één vaste herbruikbare beker of mok. Dat kan een eigen meegebrachte beker zijn, of een beker die zij eenmalig van de werkgever ontvangen.

Het uitgangspunt is helder: één beker per persoon, minder afval en minder wegwerp. In de praktijk zien we alleen dat BYOC vaak een extra beheer laag introduceert.

Wat je in veel kantoren terugziet:

• Bekers worden vergeten, raken kwijt of blijven ergens staan (bureaus, vergaderruimtes, pantry’s).

• Als een beker een nacht is blijven staan, ervaren medewerkers het als drempel om ’s ochtends eerst te moeten afwassen voordat ze koffie pakken.

• Ontbreekt de eigen beker, dan wordt (als die beschikbaar is) sneller een bezoekersbeker gepakt waardoor de bekerstroom groeit.

Daarnaast verschuift het reinigen vaak naar de meest voor de hand liggende plek: de kraan in de pantry. Medewerkers spoelen “even snel” af (soms zelfs in het toilet). Dat maakt de pantry al snel een spoelplek: natte bladen, koffieresten rond de wasbak en een ruimte die sneller onverzorgd oogt. Voor schoonmaak betekent dit vaak extra rondes om het netjes te houden. En qua waterverbruik tikt het aan: spoelen onder de kraan zit al snel op meer dan een één liter per spoelbeurt.

Route 2: De vaatwasser in de pantry

De vaatwasser voelt voor veel kantoren als een logische route, omdat iedereen het concept kent: je zet vuile bekers erin en later komen ze er schoon uit. In kleinere werkomgevingen kan dat ook prima werken, zeker als er vanzelf eigenaarschap is over in- en uitruimen.

In grotere kantoren zie je echter vaak dat de vaatwasser geen proces oplost, maar juist een verzamelpunt wordt:

• Medewerkers voelen zich niet echt verantwoordelijk voor in- en uitruimen;

• De vaatwasser draait vaak midden op de dag, waardoor bekers tussendoor blijven staan;

• Rondom de vaatwasser hopen bekers zich op en oogt de pantry sneller rommelig en minder hygiënisch;

• Medewerkers pakken gedurende de dag vaker een extra (schone) beker als hun eigen beker te vies is, te lang heeft gestaan (aangekoekt), of omdat ze wisselen van drankje waardoor aantal bekers in pantry’s groeit. 

Daar komt bij dat je bij hogere volumes al snel meerdere vaatwassers en veel ruimte nodig hebt, met bijbehorende aanschaf-, onderhouds-, energie- en waterkosten. Kortom: als periodieke reinigingsroute kan een vaatwasser goed werken, maar als oplossing voor het dagelijkse koffiemoment is hij bij piekdrukte vaak te traag en te afhankelijk van eigenaarschap.

Route 3 Externe ophaal- en wasservice

Sommige organisaties besteden het reinigen van herbruikbare bekers uit. Medewerkers leveren hun beker in bij inzamelpunten op de werkvloer, waarna een externe partij de bekers ophaalt om ze centraal te wassen, te drogen en later weer terug te brengen naar de locatie.

Dit zorgt er vaak voor dat het op de werkvloer er netjes uitziet en dat het dagelijkse reinigen niet meer in de pantry hoeft plaats te vinden.

Aandachtspunten in de praktijk:

• Het werkt pas goed als er genoeg inleverpunten zijn op logische plekken; anders zakt de inleverbereidheid.

• Het is een structurele kostenpost (service + logistiek).

• De logistiek wordt onderdeel van het proces: ophaalfrequentie (vaak meerdere keren per week), inzamelmomenten, opslag/kratten en interne afstemming.

• Je krijgt te maken met afkeur: niet elke beker komt consistent “gebruiksklaar” terug. Daarbij is niet alleen wassen, maar juist ook drogen vaak de bottleneck.

Route 4 Interne spoelkeuken

Wij zien bij organisaties dat het reinigen centraal wordt georganiseerd: gebruikte bekers worden verzameld en in een interne spoelkeuken gewassen, waarna ze weer worden teruggebracht naar pantry’s of uitgiftepunten. Dit loopt vaak via de catering of het bedrijfsrestaurant.

Aandachtspunten:

• Structurele personeelskosten: Het ophalen, sorteren, wassen, drogen en terugbrengen van bekers vraagt continu inzet van medewerkers. Bij grotere volumes loopt dit snel op in uren en dus in kosten.

• Logistieke organisatie: Om dit goed te laten functioneren zijn inzamelpunten, duidelijke looproutes, kratten of opslag en heldere afspraken nodig. Zonder een goede logistieke inrichting wordt het al snel onoverzichtelijk.

• Hoger bekerverbruik: Wanneer er altijd schone bekers beschikbaar zijn, pakken medewerkers gedurende de dag sneller een nieuwe beker. Hierdoor stijgt het totale aantal gebruikte bekers, wat de logistiek, werkdruk en kosten verder vergroot.

• Voorraad en piekbelasting: Tijdens het wassen en transport zijn bekers tijdelijk uit roulatie. Daardoor is extra voorraad nodig om piekmomenten op te vangen.

Waar Rinse&Go in het proces kan bijdragen.

Voor facilitaire teams draait het reinigen van herbruikbare bekers niet alleen om duurzaamheid, maar vooral om een proces dat in de dagelijkse praktijk werkbaar blijft.

Rinse&Go kan daarin op meerdere manieren bijdragen. Binnen Bring Your Own Cup biedt het medewerkers een snelle en laagdrempelige manier om hun eigen beker tussendoor om te spoelen, zodat deze gedurende de dag makkelijker opnieuw gebruikt wordt. Tegelijk helpt Rinse&Go in omgevingen waar bekers via de pantry, vaatwasser, spoelkeuken of externe wasstroom worden verwerkt, doordat minder bekers direct in die volledige reinigingsstroom belanden. Zo helpt Rinse&Go om hergebruik praktischer te maken en de druk op pantry, schoonmaak en logistiek te verlagen.